大学で教授にメールを送る必要があるとき、どのように書けばいいのかを例文付きで紹介します!
この記事の最後にはコピペして使える例文テンプレートもつけています!
基本的なメールの書き方とマナー
どんな場合であっても共通して守るべきメールのマナーをまとめます。
メールアドレスは大学用のアドレスで
教授にメールをするときは個人的なメールではなく、大学で割り当てられるメールアドレスを使用します。もしも他ドメインのメールを使ってしまうと、迷惑メールに振り分けられてしまうなど、確実に届かない可能性があります。
件名はわかりやすく
メールの件名欄には、内容が一目でわかる文を書きます。何についてのメールなのかを書くことが重要です。
例
「〇〇の課題についてのご質問」
「〇月〇日の講義の欠席のご連絡」
まず冒頭に宛名と自分の名前を
本文では本題に入る前に、宛名と自分の名前、それと軽い挨拶を挟むと良いでしょう。自分の名前はフルネームで書いておきます。
例
「〇〇先生、いつもお世話になっております。〇曜日〇限の〇〇を受講している〇〇です。」
「〇〇先生、いつもご指導いただきありがとうございます。〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇です。」
本文書き出しはわかりやすく
本文の一行目は、内容を簡単にまとめます。件名と同じようなことを書けば大丈夫です。
例
「〇〇の課題についてお聞きしたいことがあるためメールいたしました。」
「〇月〇日の講義を欠席する予定のためメールいたしました。」
本文最後は締めの言葉を
要件がまとまったら、最後に一言、感謝の言葉を添えておきましょう。
例
「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」
メール最後にもう一度署名と連絡先を
メールの最後には自身のプロフィールを記載するきまりがあります。これはいつでも使うので、テンプレートに登録しておくことをおすすめします。
例
********************
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇〇年
〇〇 〇〇(名前)
〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp(メールアドレス)
********************
場合別例文テンプレート
ここからは、送りたい内容別に手本のメールを紹介します。コピーして必要な部分だけ変えて使用してみてください。
質問があるとき
件名:〇〇に関する質問
本文:
〇〇先生
お世話になっております。〇曜日〇限の〇〇を受講している〇〇〇〇です。
〇〇について不明な点があるためメールいたしました。
〇〇〇〇は〇〇〇〇であるという解釈でよろしいでしょうか?
お忙しいところ恐縮ですが、教えていただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
********************
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇 〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp
*******************
欠席連絡をするとき
件名:〇月〇日の講義の欠席のご連絡
本文:
〇〇先生
お世話になっております。〇曜日〇限の〇〇を受講している〇〇〇〇です。
〇月〇日の講義ですが、〇日からインフルエンザに感染してしまったため、欠席させていただきます。
体調管理不足でご迷惑をおかけし、申し訳ありません。
今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いいたします。
********************
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇 〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp
*******************
お礼をしたいとき
件名:〇〇に関するお礼
本文:
〇〇先生
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇〇〇です。
先日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございました。
〇〇についての理解が深まり、とてもいい機会になりました。
今後ともよろしくお願いいたします。
********************
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇 〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp
*******************
アポを取りたいとき
件名:〇〇の研究に関するご相談
本文:
〇〇先生
いつもご指導頂きありがとうございます。〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇です。
卒業研究に関して、〇〇先生にご相談するお時間をいただきたくご連絡いたしました。以下の時間のいずれか、1時間ほどご相談のお時間をいただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日〇時~〇時
・〇月〇日〇時~〇時
〇〇〇〇についてのご意見をお聞きしたいです。
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
********************
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇 〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp
*******************
返信が来なかったときの催促
件名:〇〇のメールに関するご確認
本文:
〇〇先生
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇です。
昨日、〇〇に関するメールを送信しましたが、ご確認いただいておりますでしょうか。
〇〇〇〇という内容で質問いたしました。
なお、こちらの手違いでメールが届いていないようでしたら大変申し訳ございません。
お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただければ幸いです。
********************
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
〇〇 〇〇
〇〇〇〇@〇〇〇〇.ac.jp
*******************
まとめ
大学の教授に送るメールの書き方をまとめました。例文にあるように、メールでは改行を多く挟むと読みやすくなります。メールの送受信は社会人でも頻繁に使うことになるので、慣れておくと良いでしょう。